Valná hromada kapitálových společností se musí konat alespoň jednou za účetní období. Společníci a akcionáři si ji často spojují s nutností osobního setkání na předem určeném místě a v předem určený čas. Zákon o obchodních korporacích[1] však upravuje i možnost účasti a hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků, čímž umožňuje, aby společníci či akcionáři k hlasování na valné hromadě zasedli nikoliv ve stejném místě (v případě zasedání konaného formou audiokonference nebo videokonference – tento způsob dále nazýváme „online valnou hromadou“) nebo nikoli ve stejný čas (v případě korespondenčního hlasování).
Možnost valné hromady jednat a hlasovat bez nutnosti osobního setkání na stejném místě, tedy možnost konat online valnou hromadu, našla své plné uplatnění zejména v době pandemie onemocnění covid-19, nicméně i dnes představuje praktické řešení v případě, kdy je pro společníky či akcionáře obtížné naplánovat setkání v jediném místě a čase.
Online valnou hromadu však nelze vnímat jako pouhý videohovor s hlasováním – i při konání valné hromady tímto způsobem je třeba dodržet zákonem stanovená pravidla pro její svolání a konání, a to jak pravidla, která platí pro valné hromady obecně, tak i pravidla stanovená pro valné hromady s využitím technických prostředků.
O jaká pravidla se jedná a jaké následky hrozí při jejich nedodržení pojednáme dále v tomto článku.
Vymezení online valné hromady
Pojem „online valná hromada“ zákon o obchodních korporacích výslovně nepoužívá, ale hovoří o hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků. Pod tento způsob hlasování na valné hromadě řadíme i tzv. korespondenční hlasování.
U společnosti s ručením omezeným tento způsob upravuje § 167 zákona o obchodních korporacích, u akciové společnosti je to § 398 zákona o obchodních korporacích. Tento způsob hlasování a rozhodování musí výslovně připouštět zakladatelské právní jednání společnosti a jeho podmínky musí být určeny tak, aby umožňovaly společnosti ověřit totožnost osoby oprávněné vykonávat hlasovací právo a určit podíly či akcie, s nimiž je vykonávané hlasovací právo spojeno. Nejsou-li tyto požadavky splněny, tedy neurčí-li zakladatelské právní jednání společnosti podmínky v souladu s § 167 odst. 2, resp. § 398 odst. 2 zákona o obchodních korporacích, k takto odevzdaným hlasům ani k účasti příslušného společníka či akcionáře se nepřihlíží.
Podstatné je, že online valná hromada zůstává valnou hromadou se všemi právy, která s účastí na ní zákon spojuje. Společníci a akcionáři mají právo se v reálném čase vyjadřovat k projednávaným záležitostem, požadovat vysvětlení, předkládat návrhy a účastnit se hlasování.
Tím se online valná hromada odlišuje od rozhodování per rollam. Při něm se rozhodnutí přijímá mimo zasedání valné hromady, které se nekoná, a to na základě předloženého návrhu a vyjádření jednotlivých společníků či akcionářů. Společné projednání záležitosti v reálném čase tedy neprobíhá. Odlišné jsou také zákonné předpoklady obou postupů. Zatímco u společnosti s ručením omezeným je rozhodování per rollam podle § 175 zákona o obchodních korporacích zásadně přípustné, nevylučuje-li jej společenská smlouva, u akciové společnosti jej podle § 418 zákona o obchodních korporacích musí stanovy připouštět.
Od účasti a hlasování na online valné hromadě je třeba odlišovat rovněž tzv. korespondenční hlasování. To zákon o obchodních korporacích považuje za jednu z forem hlasování s využitím technických prostředků, při níž může společník nebo akcionář odevzdat hlas i před samotným zasedáním valné hromady. Nejde však o rozhodování per rollam, neboť hlasování nadále souvisí s konkrétním zasedáním valné hromady, které se může konat online i osobně.
Podmínky konání online valné hromady
První otázkou, kterou by si společnost měla před svoláním online valné hromady položit, je, zda takovou účast vůbec připouští její zakladatelské právní jednání. Samotné rozhodnutí statutárního orgánu uspořádat online valnou hromadu je bezpředmětné, pokud zakladatelské právní jednání společnosti takový postup výslovně neumožňuje.
Zákon o obchodních korporacích na druhou stranu nevyžaduje, aby zakladatelské právní jednání společnosti obsahovalo podrobný technický návod pro konání online valné hromady. Dle § 167 odst. 3, resp. § 398 odst. 3 zákona o obchodních korporacích postačí, pokud je hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků v zakladatelském právním jednání společnosti výslovně připuštěno, bližší podmínky hlasování pak může určit statutární orgán.
Za vhodné proto považujeme upravit v zakladatelském právním jednání především samotnou přípustnost konání online valné hromady a základní pravidla jejího konání, tedy např. že se bude konat prostřednictvím videokonference, že podklady pro hlasování budou zpřístupněny prostřednictvím zabezpečeného úložiště a že před zahájením zasedání valné hromady bude ověřena totožnost společníka či akcionáře.
Podrobnosti, jako je volba konkrétní platformy pro konání videohovoru, výběr konkrétního úložiště pro sdílení podkladů, způsob přihlášení o slovo na online valné hromadě nebo odevzdávání hlasů je naopak praktické ponechat na určení statutárního orgánu zejména s ohledem na možnost jejich snadnější pozdější změny.
Technický výpadek může mít přímý dopad na usnášeníschopnost valné hromady i na výsledek hlasování. Je proto vhodné předem upravit, jak bude postupováno při přerušení spojení s některým z účastníků zasedání. Nastat přitom mohou různé situace – může se jednat o krátkodobé přerušení spojení jednoho účastníka nebo o výpadek celé platformy, který znemožní pokračovat v konání valné hromady jako celku. Pravidla by proto měla předsedajícímu umožnit podle okolností zasedání přerušit, dát účastníkům přiměřený prostor k obnovení spojení nebo k použití alternativního způsobu připojení.
Jestliže se technické potíže projeví přímo během hlasování, je třeba nejprve vyhodnotit, zda lze spolehlivě určit, kdo hlasoval a jak. Není-li to možné, může být namístě hlasování po obnovení spojení zopakovat. O průběhu výpadku i zvoleném řešení je vhodné pořídit odpovídající záznam v zápisu z valné hromady.
Hybridní valná hromada
Připuštění účasti a hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků neznamená, že všichni společníci nebo akcionáři musí zasedání valné hromady absolvovat online. V praxi může být naopak vhodným řešením konání tzv. hybridní valné hromady, na níž se část účastníků dostaví osobně a ostatní využijí možnost připojení např. prostřednictvím videokonference. Takové uspořádání zachovává možnost osobní účasti na zasedání na konkrétním místě (zejména pro společníky nebo akcionáře, kteří nedisponují potřebným technickým vybavením pro online účast) a současně odstraňuje potřebu osobní přítomnosti na konkrétním místě pro společníky nebo akcionáře, pro které z jakéhokoliv důvodu není možná.
Při konání hybridního zasedání je ovšem třeba zabránit tomu, aby společníci či akcionáři účastnící se zasedání valné hromady online formou byli pouze pasivními sledujícími přenosu z místa, kde se ostatní účastní zasedání valné hromady osobně. Jinými slovy, všichni oprávnění účastníci zasedání valné hromady musí mít stejnou a skutečnou možnost slyšet projevy osob vystupujících na valné hromadě, možnost reagovat na ně, požadovat vysvětlení a vykonávat svá hlasovací práva.
Při organizaci hybridní valné hromady je proto důležité myslet například na dobré ozvučení místnosti a přenosu, průběžné sledování žádostí o slovo zaslaných přes videokonferenci nebo na správné počítání odevzdaných hlasů a vyhlášení výsledků hlasování.
Pozvánka na online valnou hromadu
Společníkům společnosti s ručením omezeným se podle § 184 odst. 1 zákona o obchodních korporacích oznamují místo, datum, hodina a pořad valné hromady písemně nejméně 15 dnů před jejím konáním, neurčí-li společenská smlouva jinak. Součástí pozvánky je také návrh usnesení valné hromady.
V případě akciové společnosti musí svolavatel podle § 406 zákona o obchodních korporacích zpravidla alespoň 30 dnů před konáním valné hromady uveřejnit pozvánku na internetových stránkách společnosti a za zákonných podmínek ji také zaslat akcionářům. Další náležitosti pozvánky na valnou hromadu akciové společnosti jsou vedle místa, data a hodiny konání valné hromady i firma a sídlo společnosti, informace, zda se jedná o řádnou nebo náhradní valnou hromadu, pořad valné hromady s návrhem usnesení a jeho odůvodněním, rozhodný den a jeho význam pro hlasování na valné hromadě, byl-li určen, a lhůta pro doručení vyjádření akcionáře k pořadu valné hromady.
Pozvánka na online valnou hromadu musí vedle výše uvedených náležitostí obsahovat i podmínky rozhodování a hlasování na valné hromadě s využitím technických prostředků, které uvádí zakladatelské právní jednání společnosti a které případně dále konkretizuje statutární orgán.
Z pozvánky na online valnou hromadu musí být jejímu adresátovi zřejmé zejména to, jak se na online zasedání připojí, jakým způsobem bude ověřena jeho totožnost a hlasovací právo, jakým způsobem bude moci vstupovat do diskuse, požadovat vysvětlení či předkládat návrhy a jak bude probíhat samotné hlasování. V případě, že se namísto společníka nebo akcionáře bude online valné hromady účastnit jeho zástupce (ať už půjde o zastoupení na základě zákona, na základě rozhodnutí, smluvní zastoupení nebo zastoupení statutárním orgánem), je vhodné upravit rovněž způsob ověření jeho zmocnění.
V praxi může být součástí pozvánky například hypertextový odkaz k připojení na online schůzku ve zvolené aplikaci (v případě elektronické podoby pozvánky) doplněný o QR kód (v případě listinné podoby pozvánky). Společnost v pozvánce uvede i způsob spolehlivého ověření totožnosti účastníků připojených online a jejich hlasovacího práva. Konkrétní způsob ověření bude záviset zejména na charakteru společnosti a počtu jejích společníků či akcionářů. V úvahu připadá například kontrola dokladu totožnosti prostřednictvím videokonference ve spojení s předem ověřenými identifikačními údaji.
Společnost by měla zajistit také včasné zpřístupnění podkladů k projednávaným záležitostem. K tomu může využít například zabezpečené elektronické úložiště, ke kterému oprávněné osoby získají přístup s dostatečným předstihem, pokud není vhodné zasílat veškeré podklady v listinné podobě spolu s pozvánkou – v pozvánce pak uvede postup, jak k tomuto úložišti a dokumentům tam uloženým společníci nebo akcionáři získají přístup.
Pozvánka by měla společníky a akcionáře informovat také o technickém vybavení potřebném pro účast na online valné hromadě (např. zda je možné se k ní připojit prostřednictvím mobilního telefonu, počítače, jaká nebo jaké aplikace budou zajišťovat přenos rozpravy nebo hlasování), o případné možnosti vyzkoušet správné fungování technického vybavení před zahájením zasedání a o kontaktní osobě pro řešení technických problémů.
V případě hybridních valných hromad musí společnost v pozvánce uvést jak údaje důležité pro osobní účast na valné hromadě (tedy místo konání), tak pro online účast na valné hromadě.
Online valná hromada za účasti notáře
Zvláštní pozornost vyžadují situace, při nichž má být přijaté rozhodnutí valné hromady osvědčeno veřejnou listinou, například v případě rozhodování o změně společenské smlouvy nebo stanov. I zde je třeba zajistit, aby notář mohl řádně osvědčit průběh jednání a přijetí příslušného rozhodnutí.
Notářský řád[2] s konáním valných hromad s využitím technických prostředků i výslovně počítá – § 80b odst. 1 písm. e) notářského řádu předpokládá zachycení skutečnosti, že orgán právnické osoby hlasoval s využitím technických prostředků, v notářském zápisu. Za podmínek § 64a notářského řádu lze rovněž prostřednictvím videokonference a elektronické identifikace prokázat totožnost účastníků notářského úkonu a zjistit obsah jejich projevu vůle bez jejich osobní přítomnosti.
Při některých vzdálených notářských úkonech se využívá elektronické prostředí Notářské komory České republiky známé pod označením „Jednačka“. Toto prostředí lze využívat pro vybrané vzdálené notářské úkony, například při online založení společnosti nebo provádění některých změn v existujících společnostech. Jeho případné využití při online valné hromadě však musí odpovídat požadavkům zákona o obchodních korporacích na její konání i pravidlům pro pořízení notářského zápisu. Konkrétní postup je proto vhodné předem projednat s notářem, který bude příslušné rozhodnutí valné hromady osvědčovat.
Závěr
Online valná hromada může být pro řadu společností plnohodnotnou alternativou tradičního zasedání valné hromady, kterého se společníci nebo akcionáři účastní osobně. Její využití však předpokládá více než jen zajištění vhodné videokonferenční platformy. Společnost by měla především ověřit, zda online účast připouští její zakladatelské právní jednání, a následně stanovit taková pravidla, která umožní společníkům či akcionářům řádně vykonávat jejich práva a která zajistí, že se k jejich účasti a hlasům bude přihlížet.
Z praktického hlediska proto doporučujeme neponechávat přípravu online valné hromady až na okamžik jejího svolání. Zejména u společností, které počítají s pravidelným využíváním online účasti, je vhodné základní pravidla nastavit již v zakladatelském právním jednání. Společnost tím předejde zbytečným komplikacím při organizaci valné hromady i případným pochybnostem o platnosti přijatých usnesení.
V případě jakýchkoli dotazů k tématu online valných hromad nebo k tématu konání valných hromad obecně se na nás neváhejte obrátit.
[1] Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), ve znění pozdějších předpisů.
[2] Zákon č. 358/1992 Sb. o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů.
Mgr. Nikola Tomíčková, advokátka – tomickova@plegal.cz
Mgr. Karel Janeba, advokátní koncipient – janeba@plegal.cz