Zákon o ochraně oznamovatelů, (dále jen „Zákon“) nabyl konečné podoby a byl publikován dne 20. 6. 2023 ve Sbírce zákonů. Česká republika tím splnila svůj závazek implementovat do svého právního řádu směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. 10. 2019 (dále jen „Směrnice“), i když tak učinila se značným zpožděním, jelikož transpoziční lhůta pro implementaci Směrnice uplynula již 17. 12. 2021.
Tento článek navazuje na náš již publikovaný článek Ochrana oznamovatelů – nové povinnosti pro zaměstnavatele, který se věnuje obecně základním povinnostem dle Zákona pro tzv. povinné subjekty, především povinnosti zavést vnitřní oznamovací systém a určit příslušnou osobu. V tomto článku podrobně seznamujeme čtenáře s právy a povinnostmi příslušné osoby, odpovědné za plnění zákonných povinností ze strany povinných subjektů, mezi které patří především zajištění efektivní ochrany oznamovatelů před odvetnými opatřeními a fungování vnitřního oznamovacího systému. Odkaz na článek zde.
Kdo může být příslušnou osobou?
Příslušnou osobou může být v souladu s ustanovením § 10 odst. 1 Zákona pouze fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná.
Povinný subjekt by měl však dále vzít v úvahu odborné a morální předpoklady k výkonu činnosti této funkce. Osoba, která není schopna zajistit důvěryhodnost ani řádné plnění povinností, by neměla být povinným subjektem vybrána jako příslušná osoba, jelikož důvěra oznamovatelů v příslušnou osobu a vnitřní oznamovací systém je klíčová a může být dosažena jedině tehdy, bude-li příslušná osoba nestranná. Pokud jde o bezúhonnost, tuto příslušná osoba osvědčí výpisem z Rejstříku trestů, který nesmí být starší, než 3 měsíce a současně má povinná osoba povinnost oznámit povinnému subjektu, nebo osobě, která byla pověřena vedením vnitřního oznamovacího systému, že případně přestala splňovat podmínku bezúhonnosti, a to nejpozději do 10 dnů ode dne, kdy k tomu došlo.
Pokud příslušná osoba nenaplňuje výše uvedená zákonná kritéria, musí být bez zbytečného odkladu povinným subjektem nahrazena jinou vhodnou osobou k zastávání funkce příslušné osoby.
Interní nebo externí příslušná osoba?
Lze očekávat, že značná část povinných subjektů bude chtít příslušnou osobu jmenovat z řad jejich stávajících zaměstnanců, kteří disponují znalostí interních procesů a situace ve společnosti. Funkce příslušné osoby s sebou však přináší řadu povinností a je třeba zvážit následnou vytíženost interní příslušné osoby – zaměstnance, jakož i jeho případnou zastupitelnost v případě indispozice a stejně tak nezávislost a nestrannost takto určené příslušné osoby.
V případě, že personální kapacity povinného subjektu nepostačují k výběru příslušné osoby z řad zaměstnanců a/nebo chce-li povinný subjekt zajistit nejvyšší možnou nezávislost příslušné osoby, je možné příslušnou osobu outsourcovat externě (zpravidla půjde o advokáta).
Výhoda v takovém případě spočívá především v zaručené erudici takové příslušné osoby, neexistenci konfliktu zájmů a nižší administrativní náročnost vzhledem k tomu, že příslušná osoba se specializuje na danou agendu a disponuje zkušenostmi potřebnými ke správnému posouzení oznámení a není ji tedy nutné pro výkon funkce odborně školit pro zajištění kvalifikace.
Optimálním nastavením může být stanovení alespoň 2 příslušných osob, nejlépe v kombinaci interní příslušné osoby a externí příslušné osoby, díky čemuž se povinný subjekt vypořádá s případným střetem zájmů, pracovní indispozicí a zastupitelností příslušné osoby a řízení nestrannosti pro zajištění důvěry v oznamovací systém.
V praxi vyvstává také otázka, zda je možné, aby funkci příslušné osoby vykonávala osoba, která již pro povinný subjekt vykonává funkci pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „DPO“). Funkce příslušné osoby a DPO mají v zásadě mnoho společného. Spojení těchto dvou funkcí v osobě jediného zaměstnance Zákon neadresuje ani nezakazuje a je tak zcela na povinném subjektu, jaký postup zvolí. Je však nutné vzít v úvahu potenciální střet zájmů v rovině ochrany osobních údajů a ochrany oznamovatelů (předmětem oznámení totiž může být také oznámení směřující proti nezákonnému zpracovávání osobních údajů zaměstnanců nebo jiných osob ze strany povinného subjektu).
Činnost příslušné osoby
Povinnosti příslušné osoby vyplývají přímo z ustanovení Zákona a mohou být dále precizovány vnitřními předpisy či smlouvou uzavřenou s takovou (zpravidla externí) příslušnou osobou.
Klíčovou povinností je přijímání, posuzování důvodnosti a vyřizování přijatých oznámení (i s ohledem na to lze doporučit, aby příslušnou osobou byla osoba právně erudovaná).
Současně příslušná osoba musí vést jejich evidenci oznámení a uchovávat záznamy o nich v rozsahu –datum podání oznámení, totožnost oznamovatele a osoby, proti níž oznámení směřovalo a závěr posouzení důvodnosti s datem. Oznámení v evidenci musí být příslušnou osobou uchovávána po dobu 5 let od jejich přijetí.
Pokud bude oznámení shledáno jako důvodné, má příslušná osoba povinnost navrhnout opatření k nápravě nebo k předejití zjištěného protiprávního stavu, jejichž realizaci zajistí dle svého uvážení sám povinný subjekt.
Samozřejmostí je dodržování pokynů ze strany povinného subjektu – lze proto doporučit, aby povinné subjekty měly k dispozici zhotovenou interní dokumentaci a předpisy, které podrobně stanoví vzorce chování příslušné osoby a povinného subjektu mezi sebou.
Vzhledem k potřebě důvěry v celý vnitřní oznamovací systém, respektive v příslušnou osobu, je jednou z povinností nestranné jednání s potřebnou mírou profesionality. V souvislostí s tím, musí příslušná osoba zachovávat mlčenlivost a utajovat totožnost oznamovatele, a to i v okamžiku, kdy jmenovaná osoba přestane funkci příslušné osoby vykonávat.
Postup příslušné osoby po podání oznámení
Oznamovateli musí být umožněno podat oznámení příslušné osobě písemně nebo ústně a pokud o to oznamovatel požádá, pak také osobně, a to přímo příslušné osobě. Zákon stanoví, že k setkání oznamovatele a povinné osoby musí v takovém případě dojít nejpozději do 14 dnů.
Příslušná osoba je povinna oznámení přijmout a do 7 dnů o přijetí písemně informovat oznamovatele.
Dalším krokem příslušné osoby je posouzení důvodnosti oznámení, jež musí příslušná osoba provést do 30 dnů ode dne přijetí oznámení a ve stejné lhůtě o výsledku vyrozumět oznamovatele. Ve zvláštních případech může být lhůta dvakrát prodloužena vždy o 30 dnů, přičemž je nutné o takovém prodloužení písemně vyrozumět oznamovatele, a to včetně odůvodnění.
Závěrečný postup se odvíjí od důvodnosti oznámení. Pokud jej příslušná osoba shledá důvodným, je povinna navrhnout povinnému subjektu možné řešení k předejití nebo nápravě protiprávního stavu, což v praxi může znamenat například zrušení závadného vnitřního předpisu, odstranění způsobené škody nebo v krajním případě podání trestního oznámení. V opačném případě o nedůvodnosti či nepravdivosti oznámení písemně vyrozumí oznamovatele a zároveň ho poučí o možnosti podat oznámení orgánu veřejné moci, pokud se závěrem příslušné osoby nesouhlasí.
Odpovědnost příslušné osoby za přestupky a trestné činy
Důležitým tématem ve vztahu k příslušným osobám je odpovědnost příslušné osoby za přestupky a jejich sankcionování. Ať již bude funkci příslušné osoby vykonávat přímo zaměstnanec nebo externí fyzická osoba, bude odpovědnost za porušení jejích povinností nést výlučně příslušná osoba, nikoliv povinný subjekt.
Přestupku, za nějž lze uložit sankci s horní hranicí pokuty až 20.000,- Kč, se může příslušná osoba dopustit neoznámením pozbytí své bezúhonnosti a neoznámením výsledku posouzení důvodnosti oznámení.
Závažnějšími přestupky jsou odepření přijetí nebo posouzení důvodnosti oznámení, zveřejnění informace, která by mohla zmařit nebo ohrozit účel oznámení a poskytnutí totožnosti oznamovatele bez jeho písemného souhlasu. Za tyto přestupky, Zákon stanoví pokutu až do výše 50.000,- Kč. V případě úmyslného jednání pak pokutu s horní hranicí až do výše 100.000,- Kč.
Nad rámec odpovědnosti za přestupky může být příslušná osoba v krajním případě taktéž odpovědná především za spáchání trestného činu podle ustanovení § 368 zákona č. 40/2009 Sb., trestního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „trestní zákoník“), pakliže neoznámí spáchání trestného činu, na který se vztahuje oznamovací povinnost.
Závěr a doporučení
Příslušná osoba je jedním z nových institutů, které Zákon zavádí a její správný výběr je klíčový pro plnění povinností povinného subjektu v souvislosti s ochranou oznamovatelů.
S ohledem na účinnost Zákona již od 1. 8. 2023, je nevyšší čas, aby povinné subjekty začaly s hledáním vhodné příslušné osoby a připravily související interní právní dokumentaci, která blíže určí povinnosti příslušné osoby včetně potřebné kooperace s dotčenými zaměstnanci. Vybrané povinné subjekty však budou mít na zavedení souladu se Zákonem delší čas. Povinné subjekty, s výjimkou veřejných zadavatelů a subjektů, zaměstnávající ke dni nabytí účinnosti Zákona nejméně 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanců, budou mít povinnost zavést vnitřní oznamovací systém (až) do 15. 12. 2023.
Z důvodů zastupitelnosti a zamezení případného konfliktu zájmů doporučujeme povinným subjektům určit alespoň dvě příslušné osoby, nejlépe v kombinaci interní a externí příslušné osoby a dále provádět jejich průběžné školení o jejich právech a povinnostech, které jsou s funkcí příslušné osoby spjaty, aby došlo k zamezení vzniku nežádoucích situací, které by mohly vést až k sankcím.
V případě potřeby právní podpory v rámci tématu ochrany oznamovatelů jsme Vám k dispozici.
Mgr. Jakub Málek, managing partner – malek@plegal.cz
Mgr. Tomáš Maux, advokátní koncipient – maux@plegal.cz
Tereza Benešová, právní asistentka – benesova@plegal.cz
23. 6. 2023